障がい者グループホーム（共同生活援助）は、人員配置基準が複雑で実際に働いていくれている職員のシフト管理も複雑になりがちです。そのため、普段から人員配置基準を中心とした運営基準を正しく理解し、運営していかなければなりません。
障がい者グループホーム（共同生活援助）の人員配置基準が複雑だからといって正しく理解しておかなければ、知らず知らずのうちにサービス提供職員欠如減算（人員欠如減算）に該当してしまっていた・・・なんてことになりかねません。実地指導で減算項目に該当してしまっていた場合には、制度を知らなかったとしても給付金の返還となってしまいます。
そのため、普段からコンプライアンスを意識した障がい者グループホームの事業所運営を心掛けることが大切になります。
障がい者グループホームの実地指導当日に準備しておく書類は自治体によって若干の違いはありますが、厚生労働省の基準に基づくものですので概ね同じ内容になっております。普段から制度を正しく理解し帳票類を整備しておくようにしましょう。
グループホーム（共同生活援助）での実地指導当日の準備書類一覧
＜グループホーム（共同生活援助）での実地指導当日の準備書類一覧＞
| グループホームの実地指導当日の準備書類 | チェック |
|---|---|
| 運営規程 | □ |
| 勤務予定実績表（勤務形態一覧表） | □ |
| 職員（従業者）の勤務状況等の確認できるもの （タイムカード・出勤簿など） |
□ |
| 職員（従業者）の雇用状況等の確認ができるもの （雇用契約書・労働条件通知書・就業規則など） |
□ |
| 従業者の資格証 | □ |
| 従業者の守秘義務が確認できる書類 （誓約書・就業規則・雇用契約書など） |
□ |
| 従業者の健康状態の把握が確認できる書類 （健康診断結果の写しなど） |
□ |
| 従業者の給与の支払いが確認できる書類 （賃金台帳・給与明細、労働保険・社会保険適用関係書類など） |
□ |
| 業務日誌（作成している場合） | □ |
| 各種対応マニュアル（苦情・事故・緊急時・感染症など） | □ |
| 各委員会活動などの記録 （虐待防止・身体拘束・感染症予防・ハラスメント・BCP） |
□ |
| 苦情（要望・相談）解決に関する記録 | □ |
| 事故・ひやりはっと報告に関する記録 | □ |
| 研修に関する記録（人権研修、内部研修、外部研修） | □ |
| 協力医療機関との契約書、連携記録書など | □ |
| 平均利用者数調書（平均利用者数計算シート） | □ |
| 非常災害対策に関する書類 | □ |
| 預り金等管理規程 | □ |
| 重要事項説明書・利用契約書・同意書（３点セット） | □ |
| 受給者証の写し | □ |
| 契約内容報告書の写し | □ |
| アセスメント・個別支援計画書・モニタリングの記録 | □ |
| サービス提供記録（ケース記録、日報） | □ |
| サービス担当者会議の記録 | □ |
| 介護給付費等の明細書 | □ |
| サービス提供実績記録票 | □ |
| 法定代理受領通知 | □ |
| 請求書・領収証 | □ |
| 各種加算の算定根拠資料 | □ |
| 会計書類（BS、PL） | □ |
| 事業者賠償責任の保険証券 | □ |
| 事業所のパンフレット | □ |
| 指定申請書・変更届出書 | □ |
| 集団資料の資料 | □ |
運営規程
グループホーム（共同生活援助）の運営は運営規程に基づいて運営する必要があります。そのため運営規程は事業所運営にとって非常に重要なものです。実地指導当日には最新の運営規程を準備するようにしましょう。
また、運営規程の内容を変更する際は事業所側で勝手に変更して保管するのではなく、指定権者へ変更届を提出して変更しなければなりません。
ちなみに、利用者さんと利用契約を結ぶ際に説明する重要事項説明書は運営規程を基にして作成するものですので、運営規程と重要事項説明書に齟齬がないように注意しましょう。
勤務予定実績表（勤務形態一覧表）
グループホーム（共同生活援助）の勤務予定実績表は人員配置基準をクリアしているかどうかを判断するために非常に重要な書類です。この勤務予定実績表（勤務形態一覧表）を整備していない事業所もたまに見受けられますが、人員配置を管理できてないということですので、人員配置基準をクリアしているかどうか疑われてしまいます。
グループホーム（共同生活援助）の勤務予定実績表（勤務形態一覧表）は実地指導において必ず確認される文書です。グループホーム（共同生活援助）の運営では、毎月の勤務予定実績表（勤務形態一覧表）の「予定」と「実績」を必ず作成し、グループホーム（共同生活援助）の人員配置基準をクリアしているかどうかを確認したうえで、ファイリングして保管するようにしましょう。
【グループホーム（共同生活援助）の人員配置基準】※介護サービス包括型
管理者 1人
常勤で、かつ、原則として管理業務に従事するもの（管理業務に支障がない場合は他の職務の兼務可）
サービス管理責任者
- 利用者数30以下：1人以上
- 利用者数31以上：1人に、利用者数が30人を超えて30又はその端数を増すごとに1人を加えて得た数以上
世話人
常勤換算で利用者数を6で除した数以上
生活支援員
常勤換算で、次の①から④までに掲げる数の合計数以上
①障害支援区分3に該当する利用者の数を9で除した数
②障害支援区分4に該当する利用者の数を6で除した数
③障害支援区分5に該当する利用者の数を4で除した数
④障害支援区分6に該当する利用者の数を2.5で除した数
グループホーム（共同生活援助）の人員配置基準については
＜サービス管理責任者欠如減算＞
指定基準に定める人員配置基準を満たしていない場合、「その翌々月」から「人員欠如が解消されるに至った月」までの間、サービス管理責任者欠如減算が適用されます。
- 減算適用1月目から4月目は、所定単位数の70％を算定（30％の減算）
- 減算適用5月目以降は、所定単位数の50％を算定（50％の減算）
＜サービス提供職員欠如減算（人員欠如減算）＞
指定基準に定める人員配置基準を満たしていない場合、1割を超えて欠如した場合には「その翌月から」「人員欠如が解消されるに至った月まで」の間、1割の範囲内で欠如した場合には「その翌々月から」「人員欠如が解消されるに至った月まで」の間、サービス提供職員欠如減算が適用されます。
- 減算適用1月目から2月目は、所定単位数の70％を算定（30％の減算）
- 減算適用3月目以降は、所定単位数の50％を算定（50％の減算）
従業者の勤務状況等の確認ができる書類（タイムカード・出勤簿など）
グループホーム（共同生活援助）で勤務する従業者（スタッフ）の勤務状況がわかる資料（タイムカードや出勤簿など）を準備します。
グループホーム（共同生活援助）の従業員のタイムカードや出勤簿など、実際の勤務状況がわかる書類と勤務予定実績表（勤務形態一覧表）の「実績」記録との整合性をチェックすることによって本当に勤務していたかどうかを確認されます。
勤務予定実績表（勤務形態一覧表）は従業者（スタッフ）の出勤簿やタイムカードと一緒にファイリングし保管するようにしましょう。
従業者の雇用状況等の確認ができる書類（雇用契約書・労働条件通知書・就業規則など）
グループホーム（共同生活援助）の実地指導では、労務関係の帳票類もチェックされます。雇用契約書や労働条件通知書などを確認することで、会社と雇用関係にあるスタッフを配置しているかどうかを確認するためです。
スタッフの配置は派遣社員や出向社員でもいいのか？とよく質問されますが、その可否は「実質的に事業所の指揮命令系統に入っているか否か」で判断されます。ただ、派遣や出向という形は実際に配置しているかどうかの確認がしづらく、自治体も非常に嫌がりますので、かなり入念に書類チェックされたり、職員や利用者へヒアリングされることがあります。そのため、派遣や出向という形でスタッフを配置しようとする場合には、必ず指定権者に可否だけでなく整備しておく帳票類などの確認をとるようにしましょう。
就業規則については、常勤か非常勤かの根拠規定が就業規則になります。例えば、就業規則で週所定労働時間が40時間と記載されていれば、常勤か非常勤かの基準は「週40時間」を勤務するかどうかになります。そのため、1週間の所定労働時間の記載を確認するようにしましょう。
たまにある事例ですが、福祉局への指定申請時には「週35時間」で申請していて、労働基準監督署には「週40時間」の就業規則を届けているようなケースです。事業所の「常勤」の時間の根拠規定が就業規則になりますので、このケースの場合は、「常勤」は週40時間の配置が必要であり、週35時間の配置では「常勤」とはならないことになります。
とすると、常勤配置が必要な職員を配置できていなかったり、常勤換算の計算をする際の数値が間違ったものとなるため人員配置基準をクリアできていなかったり、ということになりかねません。
一般的には法定労働時間の週40時間を所定労働時間とする事業所が多いように感じますが、所定労働時間は福祉の「常勤」かどうかを判断する際の基準としては週32時間～週40時間までの範囲内で設定することが認められています。そのため、事業所に所定労働時間を週40時間未満と設定するような場合には、就業規則との整合性に注意する必要があります。
従業者の資格証
グループホーム（共同生活援助）の事業所に勤務するスタッフで、研修の終了証や国家資格などを有するスタッフがいる場合は、それらの資格証の写しを保管するようにしましょう。
とくにサービス管理責任者の実務経験証明書や研修修了証の「原本」は、必ずサービス管理責任者自身が大切に保持し、グループホーム（共同生活援助）の事業所では、その写し（コピー）を保管するようにしましょう。
スタッフの履歴書や労務関係の帳票類をまとめた「従業者台帳」のようなファイルを作成し、そのファイルと一緒に保管しておくとわかりやすいと思います。
従業者の守秘義務が確認できる書類（誓約書・就業規則・雇用契約書など）
グループホーム（共同生活援助）の事業所で働くスタッフには、利用者さんの情報や事業所の情報を外部に漏らさないようにする守秘義務があります。そのため、スタッフを雇用する際には「機密保持の誓約書」を提出してもらいます。就業規則や雇用契約書に秘密保持の一文を記載している場合もあります。
誓約書や就業規則にはグループホーム（共同生活援助）の事業所で働いている期間だけでなく、退職後も秘密情報を第三者に漏らさないような一文を入れておくようにしましょう。
従業者の健康状態の把握が確認できる書類（健康診断結果の写しなど）
グループホーム（共同生活援助）の従業者は、労働安全衛生法に基づいて「雇用時」と雇用後は「年１回」の健康診断を受診する必要があります。常勤者はもちろんですが、所定労働時間の３／４以上の時間を勤務する非常勤者も事業所の費用で受診する必要があります。
健康診断については、受診したことを記録しておくとともに、事業所の費用で受診したことを証明するために、病院からもらった領収書を保管するようにしましょう。
従業者の給与の支払いが確認できる書類（賃金台帳・給与明細、労働保険・社会保険適用関係書類など）
グループホーム（共同生活援助）に勤務するスタッフの賃金台帳や給与明細書を保管しておきましょう。また、スタッフが労働保険や社会保険に加入しているかどうかを確認されますので労働保険・社会保険適用関係書類を準備します。加入義務があるスタッフについては必ず加入するようにしましょう。
また、福祉・介護職員処遇改善加算を算定している場合は、どの項目で賃金改善を行っているかを賃金台帳や給料明細で確認される場合があります。指定権者に提出した福祉・介護職員処遇改善加算の「計画書」と「実績報告書」は必ず保管しておくようにしましょう。
業務日誌
グループホーム（共同生活援助）の業務日誌については決められた書式はありません。ただ、業務日誌は事業を管理するうえでも必須の書類となります。
グループホーム（共同生活援助）の事業所の１日の動きがわかるように記録を残します。後追いができるように記録を残すことによって業務の効率化にもつながるでしょう。また、実地指導においては、業務日誌の記載が個別支援計画やサービス提供記録（日誌・ケース記録）の記載の漏れをカバーしてくれる場合もあります。
各種マニュアル
グループホーム（共同生活援助）の事業所では各種マニュアルを整備しておく必要があります。必ず事業所実態に即したマニュアルを整備しておく必要があります。
- 事故対応マニュアル
- 緊急（急病）時対応マニュアル
- 感染症対策マニュアル
- 苦情相談対応マニュアル
- 虐待防止マニュアル
マニュアルを上手に活用して、事故が起きないように、起きたとしても迅速に冷静に対応できるように準備しておくようにしましょう。
各種委員会活動などの記録
令和3年度の制度改正によって各種委員会の設置や活動記録、ハラスメント規程の整備、業務継続計画（ＢＣＰ）の作成などが義務づけされました。上記のマニュアルと一緒に保管するようにしましょう。
＜グループホーム（共同生活援助）での委員会活動などのまとめ＞
| 項目 | 指針・方針・計画 | 委員会・研修・訓練 |
|---|---|---|
| ハラスメント対策の強化 ・セクハラ（令和3年4月より義務化） ・パワハラ（令和4年4月より義務化） |
方針の明確化 | ― |
| 虐待防止委員会 （令和4年4月より義務化） |
指針の整備 （望ましい） |
委員会：少なくとも年１回 研修：年１回以上＋新規採用時 |
| 身体拘束適正化検討委員会 （令和4年4月より義務化） （令和5年4月より減算適用） |
指針の整備 （必須） |
委員会：少なくとも年１回 研修：年１回以上＋新規採用時 |
| 感染対策委員会 （平常時の対応・発生時の対応） （令和6年4月より義務化） |
指針の整備 （必須） |
委員会：3月に１回以上 研修：年２回以上＋新規採用時 訓練：年２回以上 |
| 業務継続計画（BCP）策定 ・感染症に係る業務継続計画 ・災害に係る業務継続計画 （令和6年4月より義務化） |
業務継続計画 の策定 |
見直し：定期的に 研修：年１回以上＋新規採用時 訓練：年１回以上 |
ハラスメント対策の強化（令和4年4月から義務化）基準省令第33条第4項準用
労働関係法令においては、令和元年6月から義務化または対策強化が規定されています。令和3年4月から、障がい福祉サービス事業者等においても、セクシャルハラスメント防止およびパワーハラスメント防止のための措置が義務となっています。
＜事業者の義務＞
- ハラスメントへの対応方針などの明確化（ハラスメント防止指針など）
- 従業者への対応方針の周知・啓発
- 相談に応じ適切に対応するために必要な体制の整備（相談担当者を定め、従業者に周知すること）
虐待防止委員会（令和4年4月から義務化）基準省令第40条の2準用
虐待防止責任者および虐待防止委員会の設置、研修の実施などが義務化されました。
＜事業者の義務＞
- 虐待防止委員会を設置し定期的に開催すること。
- 「管理者」と「専任の虐待防止担当者（必置）」は必ず委員会の構成員とすること。
- 委員会での検討結果を従業員に周知すること。
- 虐待対策のための研修を定期的に開催すること。
- 苦情解決体制の整備、活用
- 成年後見制度の利用支援
＜虐待防止委員会の留意事項＞
- 虐待防止委員会は少なくとも年に１回開催すること。
- 研修は年１回以上開催が必須であり、新規採用時の研修も必須。
- 事業所単位ではなく、法人単位での委員会設置も可能。
- 身体拘束等適正化委員会と一体的に設置・運営することも可能。
- 「虐待防止のための指針」については作成することが「望ましい」（必須ではない）。
＜虐待防止委員会の役割＞
- 虐待防止のための計画づくり
- 虐待防止のチェックとモニタリング
- 虐待発生後の検証と再発防止策の検討
身体拘束適正化検討委員会（令和4年4月から義務化）基準省令第35条の2準用
身体拘束等の適正化を推進するために、指針の整備や研修の実施などが義務化されました。
＜事業者の義務＞
- 身体拘束適正化委員会を定期的に開催
- 身体拘束適正化委員会での検討結果を従業員に周知
- 身体拘束等の適正化のための指針を整備
- 身体拘束適正化のための研修を定期的に実施
＜留意事項＞
- 身体拘束適正化委員会は少なくとも年に１回開催すること
- 研修は年１回以上開催が必修であり、新規採用時の研修も必須
＜身体拘束廃止未実施減算 5単位／日＞
令和3年度の報酬改定において、身体拘束等の適正化のさらなる推進のため、運営基準において事業所が取り組むべき事項を追加するとともに、減算要件の追加が行われました。
次の基準のいずれかを満たしていない場合には、1人あたり5単位／日が減算されます。
①身体拘束等を行う場合には、その態様及び時間、その際の利用者の心身の状況並びに緊急やむを得ない理由その他必要な事項を記録すること。
②身体拘束等の適正化のための対策を検討する委員会を定期的に開催するとともに、その結果について従業者に周知徹底を図ること（令和5年4月から適用）。
③身体拘束等の適正化のための指針を整備すること（令和5年4月から適用）。
④従業者に対し身体拘束等の適正化のための研修を定期的に実施すること（令和5年4月から適用）。
感染症の予防及びまん延防止等のための取り組み（令和6年4月から義務化）基準省令第34条（訪問系）71条（施設系）準用
感染症対策の強化として、指針の整備、委員会や研修、訓練の実施などが義務化されました。
＜事業者の義務＞
- 感染症の予防及びまん延防止のための対策を検討する感染症対策委員会を定期的に開催すること。
- 感染症対策委員会の実施内容については記録が必要。
- 従業者への委員会における検討結果を周知すること。
- 必要な研修及び訓練を定期的に実施
- 感染症の予防及びまん延防止のための指針（施設系は「食中毒の予防」も含む）を整備すること。
＜留意事項＞
- 感染症対策委員会は、状況に応じ、おおむね3ヶ月（訪問系は6ヶ月）に１回以上、定期的に開催すること。
- 感染症対策委員会の構成メンバーの責務及び役割分担を明確にし、専任の感染対策を担当する者を決めておくこと。
- 従業員への研修および訓練は、それぞれ年２回以上と新規採用時に実施すること。
- 研修、訓練の実施内容は記録しておくこと。
- 他の会議体を設置している場合、一体的に設置・運営すること及び他のサービス事業者との連携等により行うことも可能。
- 指針には「平常時の対策」と「発生時の対応」を規定すること。
業務継続計画（BCP）の策定（令和6年4月から義務化）基準省令第33条の2準用
感染症や災害が発生した場合でも、必要なサービスを継続的に提供できる体制を構築するため、業務継続に向けた計画（ＢＣＰ）の策定、研修や訓練の実施などが義務化されました。
＜事業者の義務＞
- 業務継続計画の作成
- 従業者への業務継続計画の周知
- 必要な研修及び訓練を定期的に実施
- 定期的に業務継続計画を見直し、必要に応じて変更
＜留意事項＞
- 従業者への研修・訓練は、それぞれ年1回以上実施すること。新規採用時にも実施することが望ましい。
- 実施内容を記録すること
- 感染症の予防及びまん延防止のための研修、訓練と一体的に実施することも可能
苦情（要望・相談）解決に関する記録
グループホーム（共同生活援助）のサービス提供により苦情が発生した時のために、苦情相談対応マニュアルを整備し、苦情（要望や相談も含む）があった場合は、苦情対策記録簿にその記録を残し、改善に向けた取り組みに活かせるようにしましょう。
事故・ひやりはっと報告に関する記録
事故・ひやりはっと事例が発生した際は、適切に記録し、その原因を解明し、再発を防ぐための対策を講じるようにしましょう。ひやりはっとの事例は定期的に会議で検討するなどして大きな事故にならないように対策を取るようにします。
研修に関する記録（人権研修、内部研修、外部研修）
利用者の人権擁護、虐待防止の観点から、従業者に対し１年に１回以上、人権に関する研修を実施し記録を残すようにしましょう。
協力医療機関等との契約書、連携記録書など
「協力医療機関との契約書（誓約書、協定書）の写し」はグループホーム（共同生活援助）の指定申請の添付書類ですが、原本を保管しているかどうかを確認されます。指定時にお医者さんに押印していただいた協力医療機関との契約書（誓約書、協定書）は必ず大切に保管しておくようにしましょう。
平均利用者数調書（平均利用者数計算シート）
グループホーム（共同生活援助）の人員配置基準は、「平均利用者数」をもとに計算します。そのため、毎月の利用者数の記録が大切になります。
当事務所では、大阪府が提供している平均利用者数・人員計算表を顧問先事業所様用にカスタマイズし、毎月記録できるように月ごとの「平均利用者数計算シート」として提供いたしております。この「平均利用者数計算シート」で毎月の平均利用者数を管理することで適切な人員配置も可能になります。
グループホーム（共同生活援助）の人員配置は、原則として「前年度の平均利用者数」をもとに計算しますが、新規で指定をとった場合は「前年度(前年4月1日～今年3月末日)」の実績がまだありません。そのため「前年度」の実績ができるまでは、以下のような方法で「利用者数」を計算することになります。
指定時から6ヶ月未満の実績しかない
利用定員（障害支援区分ごとの想定利用者数）の90％
指定時から6ヶ月以上1年未満の実績ができた
直近6ヶ月間の「障害支援区分ごとの延利用者数」÷直近6ヶ月間の「開所日数」
指定時から1年以上の実績ができた
直近1年間の「障害支援区分ごとの延利用者数」÷直近1年間の「開所日数」
指定時から1年以上経過し、前年度（前年4月1日～今年3月31日）の実績ができた
前年度（前年4月1日～今年3月31日）の「障害支援区分ごとの延利用者数」÷前年度（前年4月1日～今年3月31日）の「開所日数」
以上のように、グループホーム（共同生活援助）の人員配置では、「平均利用者数」を計算し、それをもとに世話人や生活支援員の「必要職員数」を計算することになります。
非常災害対策に関する書類
- 避難訓練実施記録
- 消防計画（消防避難マニュアル）
- 水害時の避難確保計画
事業所は非常災害に備えるため、少なくとも年2回以上定期的に避難、救出その他必要な訓練を行うようにしましょう。また、風水害等自然災害に備えるため、適切に避難訓練等を行うことが必要です。
預り金等管理規程
事業所において利用者さんの金銭管理を行うケースがあります。その場合は、不適切な金銭管理が行われることのないように「預り金等管理規程」のような規程を定めておく必要があります。
重要事項説明書、利用契約書、個人情報の使用に関する同意書（３点セット）
グループホーム（共同生活援助）を運営する際には個人情報の保護が大切になります。個人情報の使用同意書について、サービス担当者会議等で使用することや、他の障がい福祉サービス事業所に情報提供する場合があるなど、個人情報を使用することについて、利用者だけでなくその家族（個人情報利用する可能性がある家族全員）からあらかじめ文書による同意を得ておくようにしましょう。
利用者さんの受給者証の写し
グループホーム（共同生活援助）を利用する利用者さんの受給者証をコピーし、そのコピーをグループホーム（共同生活援助）の事業所で保管するようにします。
受給者証には、受給者証番号や支給決定などの情報が記載されています。この情報は国保連へ訓練等給付を請求する際にも必要な情報になります。また、支給期間の更新の管理も事業所の大切な業務です。
契約内容報告書の写し
グループホーム（共同生活援助）の事業所は、利用者さんと利用契約した際や利用契約が終了した際は契約内容報告書を市町村へ提出する必要があります。この書類も市町村へ提出する際には「控え」をとるようにして保管するようにしましょう。
サービス提供に関する計画書（個別支援計画など）及び計画の作成に関する書類（アセスメント、モニタリング記録など）
グループホーム（共同生活援助）のサービスを提供する際には、一連の流れに沿ったグループホームのサービスを提供する必要があります。そのため、一連の流れに沿ったサービスを提供していることを証明できるように個別支援計画などの帳票類を整備する必要があります。
グループホーム（共同生活援助）の個別支援計画の作成プロセスは、アセスメント→個別支援計画の「原案」の作成→支援担当者会議→正式な個別支援計画の説明・同意・交付→モニタリングという流れになります。
このグループホームのサービス提供の一覧の流れで、「支援担当者会議」の記録が抜けているケースがあります。記録が残ってないため一連の流れに沿ったグループホームのサービスを提供しているとは認められず、「個別支援計画の未作成」と判断されてしまう可能性があります。
とすると、「個別支援計画未作成減算」が適用されてしまって介護給付の減算となってしまう可能性がありますので注意しましょう。
＜個別支援計画未作成減算＞
グループホームが作成されずにサービスが提供された場合、「当該月」から「当該状態が解消されるに至った月の前月」までの間、減算が適用されます。
- 減算適用1月目から4月目 所定単位数の70％を算定（30％の減算）
- 減算適用3月目以降 所定単位数の50％を算定（50％の減算）
サービス提供記録（ケース記録、日報）
グループホーム（共同生活援助）の事業者は、日々の「サービス提供記録」を作成して保管する必要があります。「日報」や「ケース記録」と呼んでいる事業所もあります。毎日の利用者さんの活動記録や体調の様子などを記録して、後の支援のために役立たせます。
サービス担当者会議に係る記録など
相談支援事業所が利用者さんの相談支援を行っている場合、相談支援事業所の相談支援員とグループホームのサービス管理責任者とでサービス担当者会議が行われます。そのサービス担当者会議の議事録を保管しておく必要があります。
相談支援事業所が主催する「サービス担当者会議」と個別支援計画作成の一覧の流れのなかの「支援担当者会議（担当者会議）」とは別々のものですので注意しましょう。
介護給付費等明細書の写し（国保連請求分）
グループホーム（共同生活援助）の事業所は、サービス提供の報酬を国保連に請求した際の「介護給付費・訓練等給付費等明細書」の写しを保管しておく必要があります。
グループホーム（共同生活援助）の事業所の各月の売上や利用者さんごとの明細がわかる重要な書類ですので、プリントアウトしてファイリングし、大切に保管するようにしましょう。
サービス提供実績記録票
グループホーム（共同生活援助）の場合、サービス提供実績記録票は「共同生活援助提供実績記録票」を用います。厚生労働省が改正に合わせて書式も変更して提供していますので、最新の書式を利用するようにしましょう。
このサービス提供実績記録票の「利用者確認欄」については、原則としてサービス提供の都度、利用者さんに対して実績記録票の記載内容を提示し、確認を求めなければなりません（参照：事務処理要領）
そのため、１ヶ月分をまとめて確認を求めている場合には、自治体によっては指摘されますので注意しましょう。
法定代理受領の通知の写し
グループホーム（共同生活援助）の事業所に支払われるサービスの利用料（介護給付費）は、本来は国から利用者に一度支払われてその後に利用者からグループホーム（共同生活援助）事業所に支払われるという流れになるのですが、実務的には、グループホームの事業所が利用者の代わりに国保連に請求し、直接、グループホーム事業所にサービス利用料（介護給付費）が支払われるとう流れになります。この制度を「法定代理受領」といいます。
そして、グループうホーム（共同生活援助）の事業所は、サービスの利用料（介護給付費）の支払いを受けた場合は、利用者さんごとに「法定代理受領の通知」を利用者さんに交付しなければなりません。
この法定代理受領の通知を利用者さんに交付する場合には、国保連にサービス利用料を請求した際の「介護給付費明細書」の写しも一緒に交付して、利用者さんがその内訳も理解できるようにしましょう。
利用者等に交付した請求書・領収書の写し
グループホーム（共同生活援助）の利用者さんに、サービス利用料の一部を請求する場合や食費などを請求する場合には、請求書や領収書の写しを保管するようにしましょう。
領収書の写しについては、利用者さんに交付するのみで、写しや控えを保管していない事業所様もありますが、後のトラブルを防止するためにも、領収書の控えや写しを保管するようにしましょう。
各種加算に係る算定要件を満たしていることが確認できる書類
グループホーム（共同生活援助）の事業所として、人員配置基準の根拠資料や各種加算の算定要件を満たしていることを証明できる帳票類を整備しておかなければなりません。
必要な記録や帳票類は加算の種類によって異なりますので、その加算の算定要件を正しく理解して記録や帳票類を保管するようにしましょう。
＜夜間支援等体制加算＞
夜間支援等体制加算での「夜間支援対象利用者の数」は、当該夜間支援従事者が夜間支援を行う共同生活住居に入居している「利用者数の総数」をいいます。そして、「利用者数の総数」は、現に入居している利用者の数ではなく、「前年度の平均利用者数」の計算方法に準じて算定します。（前年度の平均利用者数の算定にあたって小数点以下の端数が生じる場合は、小数点第１位を四捨五入します）
夜間支援体制加算については
＜福祉・介護職員処遇改善加算＞
毎年、指定権者に提出している「福祉・介護職員処遇改善加算計画書」と「福祉・介護職員処遇改善加算実績報告書」を保管していることが必要です。
また、処遇改善加算の「計画書」や「キャリアパスプラン」はスタッフに「周知」している必要があります。実地指導では「どのように周知しているのか？」を確認されますので、周知した際の議事録などを残すなどして「どのような方法で周知しているのか」を証明できるようにしておきましょう。
貸借対照表（BS）・収支計算書及び内訳書(PL)（部門別会計）
会計を事業ごと（事業所や施設ごとではなく指定事業ごと）に区分する必要があります。
例えば、グループホーム（共同生活援助）と就労継続支援B型を経営している事業者はグループホームと就労継続支援B型の収支記録（損益計算書）を分けて作成し保管する必要があります。
賠償保険の証書等（保険証券）
事業者賠償責任保険に加入していることを証明するために保険証券を保管しておきましょう。グループホーム（共同生活援助）の指定申請の際にも事業者賠償保険の加入は必須ですが、実地指導の際には、保険の期限が切れていないかを確認されます。期限が途切れることなく事業者賠償保険に加入し、保険証券を大切に保管するようにしましょう。
事業所の広告、パンフレット
グループホーム（共同生活援助）の事業所に、広告やパンフレットがある場合には、それらの広告物も準備しておきます。利益を提供して利用者さんを集めるような表記となっていないかなど、適切な表現となっているかどうかを確認されます。
指定申請書・変更届出書などの写し
グループホーム（共同生活援助）を開業する際に提出した「指定申請書類」の副本（控え）や、申請事項を変更した場合の「変更届」の副本（控え）は適切に保管するようにしましょう。
実地指導の際に意外とよくあるのが、この指定申請書や変更届・加算届の副本（控え）を保管していない事業所が多いという点です。当事務所の顧問先様には、指定申請書類や変更届の副本（控え）は紙ベースでファイリングして（もしくはＰＤＦ化して）保管するようにしていただいています。エクセルデータでは、知らない間にデータが上書きされてしまっていたり、保管場所が作成した人にしかわからなかったりするためです。
集団指導資料
集団指導を受けた際の資料を保管するようにしましょう。グループホーム（共同生活援助）に限らず集団指導の資料は事業所を運営する際にも非常に参考になる資料です。集団指導の資料すべてに目を通すのは難しいと思いますが、最低限、グループホーム（共同生活援助）に関わる部分については目を通してグループホーム（共同生活援助）の制度を正しく理解するようにしましょう。
グループホーム（共同生活援助）の実地指導については、グループホーム（共同生活援助）の人員基準、設備基準、運営基準を正しく理解して、普段から記録を残すようにしておけば実地指導の通知がきたからといって慌てる必要はありません。むしろ実地指導の通知がきてから慌てているようでは適切な運営がされているとは言えません。
また、指導指針や監査指針である「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」令和2年7月17日改正（障発0717第2号）も参考にしながら帳票類の確認を行うことも有益でしょう。
当事務所では、グループホーム（共同生活援助）の事業所様が実地指導の通知がきたからといって慌てることなく普段から適切な事業所運営ができるように、月額顧問料という形でコンサルティングサービスを提供しております。
グループホーム（共同生活援助）の事業所運営について不安がある事業所様は、当事務所のコンサルティングサービスをご利用ください。ご依頼は問い合わせフォームよりお願いいたします。
※無料相談は行っておりません。
